Projektinhallintaan hyviä työkaluja

"Oletko työssäsi tekemisissä erilaisten projektien kanssa? Teetkö töitä ryhmässä, joka haluaisi työskennellä etänä ja tallentaa töiden tuloksia (esim. dokumentteja) yhteiseen arkistoon? Haluatko tietää, millaisia nettipohjaisia palveluita nykyisin on tarjolla erilaisten projektien hallintaan? "


Lokkaali osallistui Oamkin viestinnän opiskelijoiden tarjoamaan projektinhallintatyökalujen esittelytilaisuuteen 26.4. Minulle tuli yllätyksenä, että nykyisin on olemassa useita erilaisia maksuttomia palveluita, jotka tarjoavat jopa 5 Gt ilmaista tallennustilaa! Joten tässäpä vinkkejä teillekin jakoon.


1. MICROSOFT OFFICE LIVE WORKSPACE

Opiskelijaryhmältä erinomaisen arvion saanut Microsoft Office Live Workspace tarjoaa maksutonta asiakirjojen jakamista ja tallentamista verkossa. Käytännössä siis Office Live Workspaceen voi tallentaa tiedoston samaan tapaan kuin omalle koneelle, mutta dokumentti tai kuva on käytettävissä miltä tahansa koneelta internetin kautta. Tiedoston käyttöoikeuden voi rajata salaiseksi ja jakaa kutsuja muille halutuille käyttäjille sähköpostilla. Erillisen päivityksen lataamisen jälkeen tiedostoja voi myös muokata suoraan ympäristössä. Tätä on kyllä pakko itsekin kokeilla, sillä workspace tarjoaa 5 gigaa ilmaista tallennustilaa, on helppokäyttöinen ja toimii yhteen Wordin, Excelin ja PowerPoint -sovellusten kanssa.

http://workspace.officelive.com/fi

2. GOOGLE DOCS

"Netissä toimiva Google Docs -toimistopaketti ei pärjää ominaisuuksissa alkuunkaan Microsoft Officelle. IDC:n tuore selvitys kuitenkin paljastaa, että ilmaista Google Docsia käytetään yrityksissä hämmästyttävän yleisesti. Joka viides yritys käyttää Google Docsia laajasti. Uhka Microsoft Officelle on selvä."

Tietokone 20.9.2009

Tietokone-lehden uutinen tiivistää hyvin opiskelijaryhmän esityksen. Google Docs on samantyyppinen ilmainen palvelu kuin Microsoft Office Live Workspace. Google Docs on suositumpi, vaikka ominaisuudet eivät ole yhtä kattavat ja tallennustilaa on "vain" 1 gigan verran. Todella käyttökelpoinen se silti on. Wikipediassa on esitelty hyvin virtuaalisen toimisto-ohjelmisto Google Docsin toiminnot. Itsekin olen tätä käyttänyt ja on se kyllä kätevä - suosittelen!


3. SCRUMY

Oletteko kuulleet projektinhallintamenetelmä Scrumista? Scrumissa työskennellään interatiivisesti ja tavoitteena oleva tuote tai palvelu rakentuu pikku hiljaa täydellisemmäksi ja valmiimmaksi osissa useiden toteutuskierrosten eli sprinttien aikana. Sprintin kesto on yleensä 2-4 viikkoa. Jokaisen sprintin sisältö sovitaan ennen periodin aloitusta, ja tehtäväksi valitaan vain niitä asioita, joilla on sillä hetkellä suurin merkitys projektin onnistumisen kannalta. Sprintin lopuksi järjestetään tilaisuus, jossa projektitiimi konkreettisesti esittelee sprintin saavutukset.

Scrumy on projektinhallinta työkalu, joka pohjautuu Scrum-menetelmään. Sekä menetelmässä että työkalussa tärkeässä roolissa ovat Post-it -laput, jotka helppokäyttöisessä Scrumyssä ovat tarjolla sähköisenä versiona. Scrumyssä sprinttien tehtävät ja tekijät saadaan kirjattua esille kätevästi verkkoon kaikkien nähtäville. Työkalu on erinomainen väline myös ideointiin ja sähköisten Post-it -lappujen ansiosta ideat eivät mene hukkaan vaan tallentuvat järjestelmään. Scrumy on saatavana sekä ilmais- että maksullisena versiona ja ilmaisversio soveltuu erityisen hyvin pienyrityksille ja järjestöille.

http://scrumy.com/

Esittelyssä olivat myös Wikispaces ja suomalainen Lumo Flow. Opiskelijaryhmät antoivat heikon / keskinkertaisen palautteen palveluille, joten Lokkaali ei esittele niitä nyt sen tarkemmin. Wikispacesilla on kuulemma miljoonia käyttäjiä ja varmasti oma hyvä käyttötarkoituksensa. Samoin kotimainen Lumo Flow on epäilemättä toimiva palvelu, mutta vähäisen ilmaisen tallennustilan (75 Mb) vuoksi se toiminee paremmin maksullisina versioina.


- Ulla Alakangas